Étape du Meetup : Naviguer ma première année en tant qu'organisateur

Note: Cet article a été traduit avec Claude Code le 31 janvier 2026. La version originale est disponible ici.

Cela fait maintenant 1 an que j’ai commencé à m’impliquer dans l’organisation de deux groupes de meetup à MTL avec Pydata MTL et MLOps Community Montreal. Voici quelques statistiques de l’année passée :

4 événements Pydata + 5 événements MLOps community organisés
Participation moyenne de 60 personnes
Événements hébergés chez Coveo, Moov.ai, Sama, Ubisoft MTL, Google, CRIM, Le wagon, Potloc

Je voudrais remercier chaleureusement Alexander Kim de m’avoir soutenu et aidé à démarrer dans le monde des meetups. Également, un énorme merci à tous mes co-organisateurs Vinh Nguyen, Stephane Burwash, Jean-Philippe Petit-Frere, et nos nouveaux venus Thomas Meimoun et Mohammad Amin Shamshiri dans la famille MLOps community.

Je voulais prendre le temps de conclure cette année avec quelques apprentissages que j’ai tirés de cette expérience et aussi partager quelques réflexions sur l’organisation de meetups en général.

Ce que j’ai appris

Organisation d’événements

Organiser un événement de A à Z prend généralement entre 1,5 et 2 mois, ce qui inclut la recherche de lieux et d’intervenants. Bien que cela puisse sembler long, ce n’est pas une demande constante de temps. La coordination avec toutes les parties impliquées à l’avance est essentielle pour éviter tout problème de dernière minute.

Nous visons à annoncer nos événements sur la page Meetup quelques semaines à l’avance, généralement 2 à 3 semaines à l’avance. De plus, nous observons une pause estivale de juin à août, une période où les entreprises d’accueil sont moins actives et où les intervenants potentiels sont probablement engagés dans des activités estivales.

Pour faciliter l’organisation, nous avons créé des listes de contrôle et des modèles de diapositives, ce qui réduit considérablement le temps de préparation. Il y a, par exemple, une feuille de calcul/chronologie qui peut vous donner une idée générale de quand faire quoi et avec qui.

Une partie importante de l’organisation d’un meetup est le choix de la plateforme principale. Dans notre cas, c’est meetup.com. Il existe depuis un moment et offre des fonctionnalités de base solides pour communiquer avec la communauté et gérer les tâches organisationnelles (comme obtenir une liste de participants), mais il a quelques défauts :

Vérifier qui vient réellement : Pour le moment, nous voyons environ 60-70 personnes se présenter, mais jusqu’à 150 pourraient s’inscrire. En général, seulement 50-60% des inscrits assistent, et ce serait vraiment utile de confirmer qui vient réellement.
Savoir qui est qui : Certains utilisateurs n’utilisent pas leurs vrais noms, et quand nous devons fournir une liste à la sécurité du lieu, cela peut être délicat à gérer. Je comprends que collecter des informations personnelles peut être difficile, cependant.

Parlons maintenant de la communication entrante et sortante.

Communication entre organisateurs

La plupart d’entre nous forment le même groupe d’organisateurs pour les deux meetups, et nous ne tenons pas beaucoup de réunions pour nous synchroniser. Des services comme Slack et Discord sont vraiment utiles pour partager des informations et maintenir un registre public des discussions.

Pour chaque groupe de meetup, nous avons un compte Google lié. De cette façon, nous pouvons stocker tout le contenu en un seul endroit (en donnant accès aux comptes Gmail personnels à un dossier partagé) et avoir un email général pour le groupe pour toute interaction nécessaire avec des entités spécifiques.

Communication avec la communauté

LinkedIn est notre principal canal pour communiquer avec notre communauté. C’est une excellente plateforme pour partager les événements à venir et les pages d’inscription. Pour promouvoir un événement efficacement, nous essayons de :

Créer un agenda engageant qui inclut :
- Une introduction à l’événement, couvrant le sujet, l’emplacement de l’hôte et toute exigence d’entrée (par exemple, contrôles de sécurité).
- Un agenda avec des créneaux horaires pour différentes présentations.
- Un bref résumé de chaque présentation et les biographies des intervenants.

Voici un exemple d’une description de meetup Pydata avec ces éléments.

Créer un post LinkedIn mettant en évidence le sujet de l’événement, l’emplacement et les intervenants. Ce post original est souvent repartagé par d’autres organisateurs pour augmenter la visibilité. Voici un exemple d’un post promotionnel.

Nous nous assurons d’inclure des mots-clés pertinents dans tous nos matériaux pour augmenter la visibilité (et ChatGPT peut être très utile pour suggérer des améliorations).

Après l’événement, nous publions une autre mise à jour LinkedIn présentant des photos de l’événement et remerciant les intervenants et hôtes.

De plus, nous avons mis en place un serveur Discord local (pour les gens de la tech de MTL uniquement), où les discussions peuvent continuer après l’événement (c’est aussi là où nous partageons les diapositives, etc.).

Pendant l’événement, nous collectons les retours des participants en liant un formulaire Google à la fin, demandant leur avis (qui ils sont, quels sujets les intéressent, s’ils sont intéressés à parler), et offrant une chance de gagner un eBook O’Reilly dans le cadre d’un concours. Ce mécanisme de feedback était en place avant que nous ne commencions à organiser, et je trouve que c’est une excellente idée, bien qu’il y ait eu une baisse notable de l’intérêt au cours de la dernière année, possiblement due à la fatigue de sollicitation (hypothèse de ma copine).

Charge de travail & flux de travail

Pour cela, j’ai une règle simple : une heure en semaine et une heure le week-end, pas plus, généralement moins.

D’après ce que nous avons appris au cours de l’année passée, nous avons réussi à rationaliser notre travail et à partager les tâches entre les deux groupes de meetup.

Une chose qui prend encore du temps est de trouver des intervenants et des lieux. Nous avons quelques membres qui offrent de parler lors de futurs événements pendant nos événements, mais nous devons toujours sécuriser des lieux pour héberger ces événements et trouver des intervenants supplémentaires pour les futurs événements.

Ma technique pour trouver des intervenants et des lieux :

Contacter les anciens intervenants et lieux pour voir s’ils sont toujours intéressés à participer à un événement.
Me connecter avec des entreprises locales et des gens de la tech dans la région de Montréal sur LinkedIn.

Pour le dernier point, j’ai essayé différentes approches car le nombre de caractères pour une demande de connexion est limité :

Le brise-glace drôle : ajouter une blague data/ML au début avant de demander une connexion en tant qu’organisateur de meetup.
La vraie connexion : trouver quelque chose en commun entre mon profil et le leur. Cela peut être difficile mais montre un intérêt genuien.

La meilleure approche est probablement quelque part entre les deux, mais les connexions aléatoires sans contexte (qui sont généralement une mauvaise idée sur LinkedIn) doivent être évitées.

Il est également important de mettre en place un mécanisme de suivi pour les intervenants et lieux potentiels. Nous utilisons une feuille de calcul pour suivre les informations suivantes :

Informations générales sur le contact, comme le nom, le lieu, le profil LinkedIn.
Quel meetup pourrait être un bon choix pour qu’ils y parlent.
Qui les a contactés.
Quel était le statut (intéressé, pas intéressé, intéressé mais trop occupé, a présenté, etc.).
Un champ libre pour les détails (comme “contacté en février 2023, etc.”).

Cette méthode de suivi peut sembler démodée, mais pour moi, c’est la plus efficace pour prendre des décisions et définir votre lineup (nous avons essayé d’utiliser des fils dans Slack ou Discord, mais ce n’était pas très efficace).

Il n’y a pas de XXX, Pourquoi ?

Alors, abordons quelques questions fréquemment posées de manière directe :

Pourquoi n’y a-t-il pas de nourriture et de boissons ? C’est souvent parce que le lieu ou l’entreprise d’accueil n’a pas de budget pour les rafraîchissements. En tant qu’organisateurs, notre objectif principal est de fournir un espace pour l’apprentissage et le réseautage. La nourriture et les boissons sont considérées comme un bonus, pas une nécessité.
Où sont les diapositives ? Nous ne pouvons pas garantir que chaque intervenant partagera ses diapositives, car certaines peuvent contenir des informations sensibles. Cependant, nous nous efforçons toujours de collecter et de partager les diapositives quand c’est possible, soit via la page Meetup soit notre serveur Discord.
Pourquoi les meetups ne sont-ils pas enregistrés ? Enregistrer un meetup nécessite le bon équipement et la bonne configuration, ce qui peut être difficile. À l’origine, les meetups sont censés être des événements locaux en personne, donc nous priorisons cette expérience plutôt que de fournir des enregistrements. Cependant, si un lieu peut gérer l’enregistrement, nous le considérons comme un ajout bienvenu, même si nous n’avons pas les ressources/compétences pour éditer les images.

Passons à quelques-unes de mes réflexions sur l’organisation d’événements.

Perspectives d’avenir

Rôles dans un groupe d’organisation

Notre équipe se compose de 4-6 organisateurs pour chaque meetup, ce qui conduit à des discussions sur l’opportunité d’élargir notre groupe d’organisateurs. Pour être honnête, je pense que le nombre actuel est suffisant pour organiser un meetup bimestriel.

Cependant, je pense que définir des rôles spécifiques au sein du groupe pourrait améliorer notre efficacité. En s’inspirant du modèle d’organisation de projet RACI, les rôles pourraient inclure :

Membres RA (Responsable/Redevable) : Ces membres supervisent toute l’organisation de l’événement, y compris la synchronisation avec les intervenants et les lieux en arrière-plan, et la gestion de la promotion de l’événement.
Membres consultables : Agissent comme réviseurs secondaires, s’assurant que tout est sur la bonne voie et fournissant des retours sur le processus.
Membres I (Informés) : Le reste des organisateurs qui peuvent réviser mais ne sont pas tenus de le faire. Leur focus devrait être sur d’autres aspects du meetup, comme trouver des intervenants, sécuriser des sponsors et des lieux.

Je pense que pour notre configuration actuelle, une bonne combinaison est d’avoir 2 membres RA + 1 membre consultable. Cette structure attribue des responsabilités claires à chaque membre, favorisant un sentiment de responsabilité tout en permettant aux autres de se concentrer sur différents aspects de la gestion de la communauté en dehors des heures de travail régulières.

Collecter des retours dans la communauté

Comme discuté précédemment, recueillir des retours pendant l’organisation d’événements peut être difficile. Mes réflexions actuelles sur l’amélioration de ce processus incluent :

Séparer la collecte de retours des événements : Au lieu de lier directement la collecte de retours à des événements spécifiques, contacter la communauté séparément pour recueillir des insights. Cette approche peut fournir des retours plus généralisés et réfléchis.
Rendre la collecte de retours engageante : L’idée d’incorporer des concours est bénéfique mais devrait peut-être être découplée de la participation aux événements ou d’événements spécifiques. Offrir des incitations qui ne sont pas directement liées à la participation aux événements peut encourager un engagement plus large et fournir des insights plus diversifiés (potentiellement de personnes ne venant pas à un événement pour des raisons spécifiques qu’elles peuvent expliquer).

De plus, je pense que partager les statistiques des résultats de retours pourrait être intéressant et offrir de bons insights pour les intervenants potentiels qui pourraient être intéressés à se proposer pour de futurs événements (Nous avons eu quelques intervenants qui voulaient adapter leur discours aux intérêts de la foule).

Parrainage de meetups

Le parrainage joue un rôle crucial dans l’organisation d’événements. Typiquement, quand une entreprise ou un lieu héberge un événement, cela agit comme un parrainage unique, généralement évalué à environ 750 CAD, couvrant le coût du lieu et de la nourriture. Ce soutien est grandement apprécié.

Cependant, il y a des cas où un lieu pourrait ne pas offrir de nourriture, ou nous pouvons vouloir organiser un événement dans des conditions spécifiques comme une table ronde. Dans de tels cas, avoir un petit fonds via des parrainages annuels peut aider significativement un groupe d’organisateurs de meetup.

Une préoccupation commune pourrait être la gestion des fonds excédentaires, mes réflexions sur l’utilisation de l’argent supplémentaire incluent :

Organiser des concours généraux pour offrir des prix supplémentaires liés à la tech.
Faire don de l’excédent à des organisations caritatives locales, avec la communauté aidant à choisir les bénéficiaires.

Ce sont des idées préliminaires, et il pourrait y avoir des implications fiscales à considérer, mais elles reflètent mes réflexions continues sur l’amélioration du parrainage de meetups pour élargir la visibilité et redonner à la communauté.

Notes de conclusion

En réfléchissant à cette année passée d’organisation de meetups tech, cela a été un voyage indéniablement amusant. Connecter les passionnés de tech locaux a non seulement été gratifiant mais un témoignage de la communauté vibrante dont nous faisons partie. Alors que je regarde vers l’avenir avec anticipation, embrassons les aventures qui nous attendent. Voici à plus de meetups excitants et à continuer de rapprocher notre communauté tech locale. Voyons comment ça se passe !

Au-delà de cet article, j’aime discuter de données, d’IA et de conception de systèmes—comment les projets sont construits, où ils réussissent et où ils échouent. Si vous voulez échanger des idées, remettre en question des hypothèses ou parler de vos propres projets, n’hésitez pas à me contacter. Je suis toujours ouvert pour une bonne conversation.